(Le site visible ici, développé par l’agence Verbe du groupe Publicis Consultant)

Sans aller jusqu’à une présentation aussi luxueuse, produit oblige, certaines associations pourraient s’inspirer de cet exemple pour concevoir un mini site, ou adapter des pages dédiées de leur site, réservées à une présentation interactive et dynamique de leurs activités.

Quelques idées à noter :

La présentation interactive des tableaux et graphiques présentant l’activité, les résultats financiers, etc.

Le choix des chapitres en bas de page, par le biais de vignettes animées

(vous n’échapperez pas à la vidéo des dirigeants !, mais son caractère institutionnel est gommé par la possibilité de n’en visionner que certaines parties, en choisissant la question que l’on souhaite poser)

Les liens permanents sur le rapport d’activité, en version à feuilleter en ligne ou à télécharger

L’intérêt ou la nécessité de l’externalisation d’un certain nombre de traitements ne doivent pas faire oublier les risques associés à un tel choix, et impose au contraire la nécessité de mesurer et minimiser ces risques, et de faire en sorte que le déclenchement d’un incident donne lieu à la mise en oeuvre d’un plan de secours prévu et répété à l’avance.

L’exemple récent de la panne du service Gmail de Google montre bien la dépendance accrue des utilisateurs et des organisations vis à vis de prestataires de moins en moins nombreux, ou en situation de quasi monopole de fait.

Certes, il s’agit là d’un cas particulier, s’agissant d’un service gratuit sur lequel il serait pour le coup totalement inconscient de s’appuyer à titre professionnel. Voir à ce sujet un article sur 01net, au sujet d’un bug de Google Docs..

Voilà par exemple ce qu’ont découvert un beau jour les utilisateurs d’un service de stockage en ligne en se connectant pour aller récupérer leurs données :

Mais même lorsqu’un contrat existe, liant le prestataire à son client, le risque n’en est pas moins présent.

Il peut s’agir de risques liés à des aspects techniques, risques clairement identifiables, et contre lesquels il est plus facile de se prémunir. Le bon fonctionnement d’un serveur, la disponibilité d’un site internet ou d’une base de données, la sécurité d’accès à une salle, etc. peuvent être garantis par des clauses contractuelles classiques, permettant d’assurer un niveau acceptable de sécurité.

Le risque existe également d’une diminution de la qualité de la prestation. Ici encore, insistons sur l’importance du pilotage, d’une évaluation régulière de cette prestation au moyen d’indicateurs révisables prévus contractuellement, d’une remise en question régulière du prestataire (audit, remise en concurrence).

Il peut s’agir également d’un risque plus diffus et général, de perte de maîtrise de la part du client ; l’externalisation pouvant amener progressivement à la disparition ou à l’affaiblissement des compétences internes capables d’évaluer et piloter la prestation. Les enjeux et le périmètre de l’externalisation devront être clairement posés dès le départ, afin de définir les missions à remplir, les compétences, et la fiche de poste correspondante.

Il peut s’agir enfin du risque de défaillance du prestataire, risque majeur et à anticiper à froid. Ici encore, la capacité du client à évaluer le prestataire (aspect financier) et son offre  (aspect technologique et concurrentiel) permettra sinon de réduire le risque, en tout cas de l’évaluer assez précisément pour anticiper une crise.

Des clauses contractuelles générales permettant au client de sortir du contrat en cas de rachat du prestataire ou de changement de sa structure capitalistique sont à prévoir.

D’un point de vue plus technique, et par exemple, la fourniture régulière de sauvegardes (penser à vérifier que le contenu est exploitable .. ) est également un élément de sécurité.

En conclusion, il n’est pas question de situer à priori systématiquement dans une posture de défiance vis à vis du prestataire, mais bien plutôt d’assurer la transparence de la prestation et des acteurs en charge de sa réalisation.

C’est d’une combinaison appropriée de clauses contractuelles, de procédures de pilotage, et de compétence interne, que l’on arrivera à une collaboration efficace et sur le long terme assurant à chacun un profit mutuel.

lien sur le site de Legifrance détaillant le nouveau modèle de Compte Emploi Ressources

et pour ceux qui n’auraient pas le courage – ou le temps – d’aller voir le JO correspondant, vous pouvez télécharger joe_20081221_0297_00125799910229269930052 le texte officiel, incluant le modèle de tableau auquel il est fait référence sur Legifrance.

Les associations faisant appel à la générosité du public (de récents articles parus dans Capital et l’Expansion l’ont encore montré) sont régulièrement sous le feu des critiques.

Elles sont comparées les unes aux autres non pas tant sur le terrain de leur action proprement dite et de ses résultats, mais plutôt sur celui de leur gouvernance, de leur transparence financière, et de leur capacité à évoluer positivement dans ces domaines. (voir sur ce thème des éléments intéressants sur le blog association1901)

Différents organismes proposent des outils pour évaluer ces éléments de la façon la plus objective possible, et pour améliorer la situation le cas échéant:

• grilles d’analyse,
• observatoires,
• référentiels,
• bonnes pratiques

Nous en recensons ici quelques-uns, publics ou privés :

Sur l’évaluation et l’amélioration de la transparence et la gouvernance :

L’observatoire de la transparence KPMG, outil d’auto évaluation dans les domaines de la gouvernance, de la transparence financière, et de l’évaluation.
Le rapport 2008 est disponible en téléchargement sur le site, ainsi que le questionnaire lui-même.

La chaire ESSEC Entreprenariat partenariat social, qui propose un référentiel Bonnes Pratiques et Transparence Associative.
Dans ce cadre, on trouvera aussi une présentations des résultats de la compétition organisée à cette occasion (Global Social Venture Competition).
Nous y avons repéré en particulier

• le projet OCADOS ( Online Costless chArity DOnation Service), qui a pour objectif de « favoriser les dons à tout type de cause en garantissant l’absence de frais pour les donateurs et pour les associations ».
• un atelier « Les bonnes pratiques de gouvernance et de gestion dans le secteur associatif ».

Sur la communication financière :

On trouvera dans un rapport de la Cour des Comptes sur la qualité de l’information financière, disponible en téléchargement sur le site de cette institution, un certain nombre de préconisations concernant en particulier la présentation du Compte Emplois Ressources.

Sur ce même thème (présentation du CER), le Comité de la Charte propose un modèle de Compte d’Emplois et Ressources, ainsi qu’un certain nombre de recommandations sur les ratios à y faire figurer. On trouvera ici un lien sur l’arrêté du 11 décembre 2008.

Enfin, des organismes de certification

Le référentiel BVQI IE001 (disponible sur le site de l’AFM), proposé par le bureau Veritas.

Le label AFNOR (cahier des charges téléchargeable sur le site de l’afnor)

Les subventions représentent une part importante des ressources de nombreuses associations.
Dans le contexte de la LOLF, et de la décentralisation (raréfaction des ressources, suivi des projets et nécessité de rendre de compte, etc.), la gestion des dossiers de subvention, et la maîtrise des processus qui leur sont associés, peuvent donc devenir un élément de différenciation stratégique.

Il est donc important de connaitre ce nouveau dispositif mis en place dans le cadre du programme Adele (Administration électronique), et qui s’appuie sur le dossier unique de subvention (CERFA téléchargeable dans sa version papier)

il s’agit d’un télé service, assurant la fonction de guichet unique des demandes de subventions effectuées par les associations auprès des organismes de l’état, des collectivités territoriales, et plus généralement des organismes publics.

La mise en place de ce dispositif est progressive, et ne devrait atteindre sa vitesse de croisière qu’en 2010, mais il est important de se préparer dès à présent, et d’anticiper en terme de logistique et de communication auprès de vos structures locales.
Ceci évitera en particulier des inscriptions « sauvages » et anticipées, de responsables locaux qui pourraient être amenées -remplis de bonnes intentions- à s’enregistrer directement, ce qui serait source de complications variées (nous n’entrerons pas dans les détails, mais tenons plus d’informations à votre disposition).

Différentes questions à régler, et en particulier :

• Au sein d’une association, quel est le bon niveau pour la gestion de ces dossiers de subvention : faut-il s’adapter au niveau des financeurs : communal/départemental/régional ou s’organiser en fonction de son architecture propre ?) ;
• Mettre en oeuvre les projets de motivation et de formation des responsables locaux ;
• Mettre en place les process de remontée d’information, afin de suivre et consolider les dossiers le plus finement possible, et de la façon la plus fluide possible (pas de rupture de flux, minimiser les délais, garder un niveau d’information suffisant pour permettre les analyses et le suivi budgétaire et comptable, etc.).

Vous trouverez plus d’informations sur le site « subvention en ligne », et en particulier une présentation très pédagogique et complète qui explique assez clairement les choses, pour peu que l’on ait quelques heures devant soi.

Deux exemples de présentation régionale, dans les secteurs de la Jeunesse et des Sports, et de la Santé (GRSP) :

Jeunesses & Sports (Languedoc Roussillon)

Groupement Régional de Santé Publique (Champagne Ardennes)

(octobre 2007)

Les recommandations de la Cour des Comptes sur la présentation du CER

disponible en téléchargement sur le site de la Cour des Comptes

récemment publié sur le site de la Cour des Comptes, le rapport est disponible en téléchargement.